GDPR

Östra Tostareds fiberförening ekonomiska förening
Policy – hantering av personuppgifter

Så skyddar vi dina personuppgifter – GDPR

Syftet med uppgifterna. Myndigheter såsom Marks kommun, Post och Telestyrelsen (PTS) och Jordbruksverket kräver att vi för register över alla medlemmar samt de markägare som berörs av uppbyggnaden av fibernätet. Kartor och ritningar krävs för byggnation och senare för drift och underhåll av nätet. Personuppgifter krävs för ekonomisk uppföljning, fakturering och för att kunna kommunicera med medlemmar, kunder, underentreprenörer och leverantörer.

Vi tillämpar vid var tid gällande integritetslagstiftning i samband med all behandling av personuppgifter.

Det är viktigt att du vet vilka personuppgifter och register med personuppgifter som vi Östra Tostareds fiberförening ekonomisk förening (nedan kallt ÖTFF) har, samt hur vi hanterar dessa register.

Vi har två register:

  1.  Medlems/anslutningsregister. Här har vi registrerat era medlemsanmälningar, inbetalningar av medlemsavgifter och medlemsinsatser för byggnation av föreningens fibernät. När nätet har satts i drift kommer registret också att användas för fakturering av nätkostnader, fakturering av teleoperatörs avgifter etc. Personuppgiftsansvarig är Ola Borgvall.
  2.  Markägarregister. Här har vi registrerat alla markägare som berörs av vårt fibernät. Registret används för att registrera alla markägare, vars mark ÖTFF passerar.
    Personuppgiftsansvarig är Ola Borgvall.

ÖTFF, org.nr 769627-1522, är ansvarig för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt sätt. Personuppgiftsombud är Ola Borgvall

På sidan nedan kan du läsa mer om hur vi hanterar våra register enligt den nya EU förordningen – GDPR. General Data Protection Regulation (GDPR) är en ny EU-förordning som ersätter den svenska Personuppgiftslagen (PUL). GDPR trädde i kraft den 25 maj 2018 och gäller i hela EU. Mycket är sig likt men kraven på hur företag får behandla dina personuppgifter skärps.

Så skyddar vi dina uppgifter

ÖTFF värnar om din integritet och skyddar alltid dina personuppgifter med de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs.

Avtalen, såväl medlems- som markägaravtalen, förvaras i originalskick i pärmar i låst säkerhetsskåp. Varje avtal har också en digital kopia som hanteras såsom bilagor till det registerprogram som används för att löpande hantera alla uppgifter enligt ovan. Dataprogrammen skyddas genom molntjänsten Storegate förening, vilket är lösenords-skyddat. Lösenord innehas av ÖTFF ordförande, tillika Personuppgiftsombudet Ola Borgvall, ÖTFF IT ansvarige Stefan Kaltén.

All bokföringsdokumentation, som lyder under bokföringslagstiftning, hanteras från och med januari 2020 av företaget Hajoms Utvecklings AB, vilka lagrar sitt bokföringsmaterial digitalt i Fortnox affärssystem. Allt sådant material finns lagrat i pärmar, vilka tillsammans med annat material såsom avtal mm. från och med samma tidpunkt kommer förvaras i låst utrymme hos Hajoms utvecklings AB.

Vid varje misstänkt intrång i ÖTFF dataregister är föreningen skyldig att inom 72 timmar incidentrapportera händelsen till Datainspektionen. Det samma gäller om någon som hanterar registeruppgifter hanterar dessa på ett felaktigt sätt så att uppgifterna blir tillgängliga för obehöriga.

Så får ÖTFF dina uppgifter

A – Medlemsregistret innehåller de uppgifter du lämnat vid medlems-anmälan, fastighetsanslutningsavtal och senare också ditt val av tjänsteutbud då nätet är i drift. Den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter är det ingångna medlemsavtalet. Något särskilt medgivande för att ÖTFF ska få hantera dessa uppgifter krävs inte, då medlemsavtalet i sig utgör detta.

B – Markägarregistret är hämtat från Lantmäteriets fastighetsregister och innehåller bara markägare vars mark vårt fibernät är projekterat för att passera.

När fibernätet är klart kommer bara uppgifter vi fått in via markanslutningsavtalen att registreras. Något säkerkilt medgivande för att ÖTFF ska få hantera dessa uppgifter krävs inte, då markanslutningsavtalen i sig utgör detta.

Uppgifter som vi hanterar

A – Medlemsregistret innehåller:
Medlemsnummer, namn, adress, fastighetsbeteckning, mailadress, telefonnummer, val av tjänsteutbud, samt identifikationsuppgifter för er anslutning.
Personnummer kommer bara att registreras om föreningen blir tvungen att begära inkasso, för att få in avgifter.

B – Markägarregistret innehåller:
Namn, adress, fastighetsbeteckning och uppgifter om markanslutningsavtal

Dessa har tillgång till dina uppgifter

I föreningen är det ordförande (Ola Borgvall) personuppgiftsansvarig, IT ansvarige i föreningen, Stefan Kaltén, samt redovisningsbyrån Hajoms utvecklings AB som har tillgång till dataregister och pärmar.

Föreningen har tecknat avtal, och kommer under byggnationen av nätet att teckna avtal med entreprenörer som får ta del av erforderlig information ur – firmorna är personuppgifts-biträden. De får bara använda information ur våra register för att kunna utföra de tjänster vi har anlitad dem att utföra åt oss.

A – Information ur medlemsregistret används, eller har använts av:

  • Fotograf Fredriksson – konsult som ritat nätet
  • Inges Maskinuthyrning och grävtjänst AB – entreprenad
  • Optocom AB – blåsning av fiber mm
  • Transtema Network Services AB – Installation av medlemmarnas teknikutrustning
  • Hajoms utvecklings AB – föreningens bokföringsbyrå
  • Fotskälfiber ek. förening – Vår fiberförening ligger under Fotskälfiber          
            Abonnemangsavtal. fn. med opperatören Telia.
  • Telia AB – Nuvarande opperatör för leverans av Data/TV/telefontjänster

B – Markägarregistret används av

  • Inges Maskinuthyrning och grävtjänst AB  – entreprenad

Vi kan också komma att dela med av oss av dina uppgifter till en tredje part, om lagen så kräver. Vi kommer dock aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU/EES eller använda dem i någon form av marknadsföringssyfte, reklam, automatiserat beslutsfattande eller profilering. ÖTFF tillämpar strikt sekretess gällande dina personuppgifter som hålls i våra register.

Så länge sparar vi dina uppgifter

ÖTFF kommer att hantera innehållet i medlemsregistret och markägarregistret så länge fibernätet är aktivt. Då det primärt är fastighetens anslutning till fibernätet som är skälet till att hålla register kommer alla uppgifter om dig makuleras om du säljer din fastighet. Detta gäller såväl medlemsregistret som markägarregistret.

Dina rättigheter

Om dina uppgifter hos ÖTFF är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta, kan du begära att få dem rättade.

Du har rätt att när som helst begära information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Din begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad samt innehålla uppgift om namn och fastighetsbeteckning. Detta behöver vi för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Skicka din begäran om registerutdrag, information eller rättning av felaktiga uppgifter till:

A – Medlemsregistret – Ola Borgvall – mail styrelsen(a)otff.se
B – Markägarregistret – Ola Borgvall – mail styrelsen(a)otff.se

Du kan också skicka din begäran som brev till
Ola Bergvall, Svenningsered Ellringslätt 6, 5190 9 Tostared.

Du har även rätt klaga till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter.

Ovanstående policy kommer, för att säkerställa att alla medlemmar och markägare som vi tecknat markägaravtal med, att skickas ut med post. Den kommer också att finnas tillgänglig på ÖTFF hemsida. Vid mindre ändringar såsom tillägg av entreprenör, leverantör och byte av styrelsemedlemmar som innehar befattningar i föreningens GDPR organisation enligt ovan kommer löpande att ändras på hemsidan.

 
Läs mer: www. https://otff.se

Tostared 2020-01-26, Styrelsen